Artykuł zaktualizowany 12 października 2020
Każda konferencja, niezależnie czy prasowa, biznesowa czy naukowa, wymaga odpowiedniej organizacji, dopracowania szczegółów, a także umiejętności przewidywania różnych sytuacji, w razie , gdy coś pójdzie niezgodnie z planem.
Niezależnie od tematu i celu konferencji, ich wspólną cechą jest omówienie danego zagadnienia w odpowiednim otoczeniu oraz warunkach. Na sukces organizacji konferencji, składa się wiele czynników. Organizując spotkanie szkolenowe, warto stosować się do zasad, dzięki którym, event będzie satysfakcjonujący dla obu stron. Przedstawiamy 10 najwżniejszych zasad organizacji konferencji.
Stwórz program konferencji oraz określ jej cele
Nie ma wątpliwości, że podstawowym elementem każdej konferencji, niezależnie od tematyki, jest określenie konkretnego celu. Program spotkania musi być opracowany na długo przed organizacją eventu. Powinien zawierać listę wszystkich wykładów oraz prelegentów, z uwzględnieniem godzin wystąpień każdego prelegenta, a także przerw na śniadanie, obiad czy kawę. Kluczowe jest skupienie się na jednym temacie oraz pokrewnych, a nie mocno od siebie odbiegających. Może to wprowadzić chaos oraz dezorientację uczestników. Ponadto, omawiając kilka pokrewnych tematów, spotkanie warto podzielić na bloki tematyczne, w ramach których prelegenci będą wygłaszać swoje przemowy.
Odpowiednie miejsce
Nawet najlepszy program nie będzie miał racji bytu, jeśli konferencja nie odbędzie się w odpowiednim miejscu. Najważniejszy jest wybór sali, a także zaplecze noclegowe oraz gastronomiczne. Doskonale sprawdzą się obiekty dostosowane do organizacji tego typu eventów. Zazwyczaj mają one do dyspozycji kilka sal konferencyjnych o różnej wielkości, a do tego posiadają bazę noclegową oraz catering.
Wielkość sali
Odpowiednie miejsce zorganizowania eventu to nie wszystko. Musi znaleźć się w nim sala, która pomieści wszystkich zaproszonych gości. Zarówno zbyt mała, jak i zbyt duża sala nie zapewnią komfortu. W za małej może być duszno ze względu na spora ilość osób, a także może zabraknąć miejsc do siedzenia i goście musieli by stać. To bardzo nieprofesjonalne podejście i źle świadczy o firmie.
Natomiast za duża sala, przy niewielkiej liczbie uczestników, stwarza niekorzystne wrażenie i może mieć negatywny wpływ na postrzeganie firmy organizującej konferencję. Dlatego najkorzystniejszym rozwiązaniem jest wynajęcie sali, optymalnie dostosowanej do liczby zaproszonych gości. Na niewielkie konferencje, najlepiej sprawdzą się sale do 200 gości. Natomiast w przypadku większych szkoleń, warto wybrać sale, które pomieszczą co najmniej 300 osób
Niezbędne wyposażenie sali
Dobrze zorganizowana konferencja, powinna mieć miejsce w sali, która dysponuje niezbędnym wyposażeniem. Koniecznie musi posiadać praktyczne stoły oraz wygodne miejsca do siedzenia. Wykłady potrafią trwać cały dzień, a zapewnienie uczestnikom komfortu to połowa sukcesu. Nowoczesne sale dodatkowo powinny być wyposażone w odpowiedni sprzęt medialny oraz audiowizualny, który umożliwi prelegentom wykład na najwyższym poziomie.
Nie może zabraknąć projektora z ekranem, umożliwiającym wyświetlanie prezentacji i innych materiałów szkoleniowych, odpowiednie podłączenia np. do laptopa, a także mikrofon. Ten ostatni jest potrzebny zwłaszcza w dużych salach. Ponadto pomieszczenie powinno posiadać Internet, najlepiej bezprzewodowy, z którego mogą korzystać nie tyko wykładowcy, ale i uczestnicy. Dobra sala konferencyjna umożliwia również zaciemnienie pomieszczenia.
Odpowiednie posiłki
Bardzo istotne jest posiadanie przez obiekt, w którym organizowana jest konferencja, możliwości zamówienia posiłków lub cateringu. Jako organizator eventu, musisz zastanowić czy sala powinna posiadać zaplecze do przygotowania posiłków lub serwowania lekkich przekąsek, czy powinna oferować catering.
Bezpłatny parking
Bezpłatny parking to jedno z najważniejszych udogodnień, jakie należy wziąć pod uwagę podczas wyboru Sali. Najlepiej, aby był na tyle duży, by pomieścić samochody preegentów, jak i uczestników.
Baza noclegowa
Na konferencję mogą przyjechać ludzie z całego kraju. Dlatego warto zorganizować konferencję w miejscu, które dysponuje bazą noclegową. Jako organizator, musisz pamiętać, aby w planie konferencji umieścić informację o dodatkowej możliwości odpłatnego skorzystania z noclegu.
Klimatyzacja
Nowoczesna i dobra sala konferencyjna musi być wyposażona również w klimatyzację. Zwłaszcza jeśli event organizowany jest latem, gdy panują upały
Doświadczenie
Konferencję najlepiej zorganizować w miejscu, które ma doświadczenie w prowadzeniu takich eventów. Personel bez wiedzy, może sprawić, ze spotkanie nie będzie satysfakcjonujące. Przed rezerwacją warto sprawdzić obiekt w internecie oraz poczytać opinie o danym miejscu. Wybieraj te miejsca, które cieszą się dobrą opinią.
Dodatkowe udogodnienia
Zależy Ci na zorganizowaniu konferencji z dodatkowymi udogodnieniami? Wybierz obiekty, które dysponują atrakcjami np. basenem, strefą Welness & Spa.
Praktycznych porad udzieliła nam firma Atelia.pl, gdzie organizowane są profesjonalne konferencje, bankiety oraz przyjęcia.
