Spis treści
Artykuł zaktualizowany 31 sierpnia 2019
Pieniądze są zasobem jednym z wielu, jakie posiada firma, ale tym najbardziej potrzebnym, a zarazem trudno odnawialnym. Dzięki nim przedsiębiorstwo może rozwijać nowe kierunki działalności oraz tworzyć nowe miejsca pracy. Dlatego bardzo ważnym aspektem jest ich umiejętne zarządzania, aby uniknąć destabilizacji finansowej w firmie.
Skuteczne zarządzania zasobami finansowymi przedsiębiorstwa na etapie jego rozwoju stanowi nadrzędny cel, jaki ma przed sobą każdy początkujący właściciel firmy. Zatem co należy wziąć pod uwagę, aby nasza działalność nie utraciła płynności finansowej?
Planowanie
Świadome zarządzenie to inaczej prowadzenie finansów w spółce w sposób celowy, zorganizowany i planowany. Planowanie stanowi bardzo istotny aspekt, bo ono decyduje o alokacji naszych środków pieniężnych, a tym samym określa kierunek naszego rozwoju i strategii firmy na najbliższy okres funkcjonowania. W małej firmie trzeba sobie zadać pytanie, czy nas na to stać, zanim zdecydujemy się na dość śmiałe, a zarazem kosztowne działania.
Małe spółki często popełniają błąd, chcąc generować wysoką produkcję lub sprzedaż każdym kosztem, na który je często nie stać. Takie kroki prowadzą do działania po omacku w kwestii finansów w firmie, a tym samym prowadzą do utraty płynności finansowej firmy.
Planowanie przychodów i rozchodów w firmie, biorąc pod uwagę możliwości samego przedsiębiorstwa oraz sytuację finansową daje naszej działalności zrównoważony i stabilny rozwój.
Kontrola wydatków
To kolejny element, który realizujemy na etapie wdrażania naszych strategii planistycznych w życie. Inwestycje mają to do siebie, że łatwo mogą nam wymknąć się spod kontroli. Dlatego pełna analiza wydatków i monitoring każdego procesu w trakcie realizacji zadań w firmie są niezbędne. To też metoda na to, aby ocenić ryzyko realizowanych działań i w razie potrzeby szybko reagować na nieprzemyślane decyzje lub błędy.
Na koniec wdrażania strategii warto przeprowadzić pełną analizę wszystkich naszych poczynań i ocenić nasze porażki, jak i działania zakończone sukcesem.
Umiejętność wyciągania wniosków to doskonała lekcja na przyszłość, którą jeżeli przerobimy, nauczymy się umiejętnie budować strategię planistyczną w naszej firmie.
Dokumentowanie i archiwizacja
Prowadzenie dokumentacji i księgowanie rozchodów i wpływów wydaje się banalne. No ale w życiu realnym bywa różnie. Niekiedy pewne działania chcemy zatuszować, obchodząc prawo, a tym samym nie dokumentujemy pewnych wpływów i poniesionych kosztów. I niestety to odbija się czkawką w firmie. Abstrahując od tego, że chcemy zaniżyć zyski firmy przed urzędem skarbowym, to w pewnym momencie gubimy się w tym wszystkim.
Takie działania wprowadzają chaos oraz zamieszanie w naszej organizacji, co nie pomaga nam w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W końcu prowadzi to do tego, że tracimy orientację w całej naszej strategii działania, a tym samym kontrolę nad tym, co się dzieje w firmie.
Dlatego na każde działanie związane z finansami musi być dokument. Od tego nie ma odstępstw, ponieważ nie możemy wtedy świadomie zarządzać naszymi finansami w organizacji.
Kolejnym bardzo ważnym elementem jest uporządkowanie i archiwizacja wszystkich dokumentów, będących potwierdzeniem wpływów oraz wydatków. Opisanie każdego dokumentu w określony sposób oraz jego odpowiednie archiwizowanie w firmie jest istotną sprawą, aby móc potem zrobić bilans finansowy danego projektu. Dlatego każde udokumentowane działanie musi mieć nie tylko opis, ale też przypisaną kategorię i dział, którego ono dotyczy.
Ważne, aby już na etapie planowania strategii firmy przypisać kategorie, katalogi oraz główne ośrodki przychodów/kosztów w systemie komputerowym. To ułatwi pracę naszej księgowej, która dany dokument będzie mogła wprowadzić na odpowiednie konto i zaszeregować je do danego projektu. Potem łatwo będzie można odnaleźć dane informacje i na przykład przeanalizować rentowność danego projektu.
