Czym są e-akta? Co to oznacza dla pracowników i pracodawców?

czym są e-akta

Skrócenie okresu przechowywania danych i akt  z 50 lat na 10 lat to jeden z pakietów zmian dla firm i pracowników, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019. A co to oznacza dla przeciętnego Kowalskiego ?

Otóż jak przekonuje Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii ( M PiT), iż zmiany pozytywnie wpłyną na szeroko rozumianą komunikację i przekazywanie danych  między instytucjami US i ZUS a firmami oraz pracownikami. Co w dużej mierze zaoszczędzi czas i pieniądze zarówno jednym jak i drugim.


Zalety e-akta

Pracodawcy będą mogli przekazywać dane ważne dla ubezpieczonych do ZUS droga elektroniczną. Dzięki temu pracownicy, składający wnioski o emerytury czy renty nie będą musieli przechowywać ani  dostarczać całego pakietu akt, dotyczących zatrudnienia. Te dane będą już w bazie danych ZUS.

Pracodawcy będą przechowywać akta osobowe byłych i obecnych pracowników tylko 10 lat ponieważ ZUS będzie dysponował całą bazą danych potrzebną do wypłacenia świadczenia.

Od 1 stycznia 2019 cała dokumentacja płacowa i osobowa pracowników firm będzie mogła być przechowywana tylko w wersji elektronicznej. Do tej pory wymagana była wersja papierowa. Dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona podpisem elektronicznym.

Gdy pracodawca i pracownik będą posiadali kwalifikowalny podpis elektroniczny to e-dokument powstanie bez konieczności skanowania jego wersji papierowej.


Zasady obowiązujące w e-akta

Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 będzie już całkowicie w wersji elektronicznej i przechowywana 10 lat. Pracodawca będzie zobowiązany przesyłać raporty do ZUS o nowych imiennych pracownikach i zleceniobiorcach. W dokumentach tych będą zawarte dane potrzebne do ustalenia świadczeń emerytalnych, rentowych czy zdrowotnych.  Dane te będą zapisane na koncie danego ubezpieczonego.

Przedsiębiorca będzie mógł także skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentów byłych i obecnych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po roku 1998, a przed 1 stycznia 2019. W tym wypadku będzie zobligowany do złożenia raportu informacyjnego  do ZUS, zawierającego dane niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Jeżeli tego nie zrobi dokumentacja pracownicza będzie musiała być przechowywana na starych zasadach.

Ustawa wprowadza również zasadę wypłaty wynagrodzenia na konto bankowe. Jeżeli pracownik będzie chciał dostawać pieniądze do ręki, będzie musiał złożyć stosowny wniosek.

Według szacunków Ministerstwa Pracy nowa ustawa znacznie obniży skalę kosztów, ponoszonych przez przedsiębiorstwa na przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji pracowniczej. MPiT do nich zalicza redukcję kosztów: pracy, druku, papieru, przechowywania, specjalistycznego wyposażenia (szaf pancernych) oraz transportu.


 

Bądź pierwszy, który skomentuje ten wpis

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.


*