Artykuł zaktualizowany 4 lutego 2020
Praca w biurze to spora inwestycja. Zakup artykułów biurowych oraz koszty utrzymania biura wbrew pozorom to spory wydatek. Zatem każdy świadomy tego właściciel firmy stara się tutaj znaleźć oszczędności.
Tusze i tonery- Jak na nich zaoszczędzić?
W tym wypadku można już poczynić oszczędności na etapie zakupu drukarki czy ksero. Wybierając urządzenia do drukowania, warto zwrócić uwagę na możliwość zastosowania tańszych odpowiedników materiałów eksploatacyjnych. Zamienniki do drukarek dobrej jakości nie tylko będą służyły jak oryginały, ale też są dużo od nich tańsze. Do większości modeli drukarek można nabyć markowe zamienniki tuszy czy tonerów.
Tryb drukowania to kolejne oszczędności wydajności tuszów i tonerów. Dzięki temu dłużej będą służyły. Przed wydrukiem w ustawieniach drukowania najlepiej zaznaczyć jakość drukowania oszczędną lub szybką. Wtedy drukarka zużywa mniej tuszu, a jakość wydruku jest wystarczająca dla dokumentów biurowych.
Warto również zwrócić uwagę na barwy wydruku. Najlepiej drukować w odcieniach szarości, bo wtedy schodzi tylko czarny kartridż, który jest tańszy od kolorowego. Jeżeli nie mamy zaznaczonej tej opcji, drukarka może z tuszów kolorowych tworzyć odpowiednie odcienie, co powoduje szybsze ich zużywanie.
Kiedy wymieniać tusz w drukarce?
Rzeczywista potrzeba wymiany kartridża w drukarce nie zawsze wiąże się z ostrzeżeniem o niskim poziomie tuszu. Informacja ta zazwyczaj pojawia się wcześniej przed całkowitym wyczerpaniem atramentu. W zależności od modelu i marki drukarki precyzyjność takich komunikatów znacznie się różni. Nie należy jednak się śpieszyć z wymianą, zanim nie nastąpi pogorszenie jakości druku. Co niektórzy wyciągają tusze z drukarki i opukują ścianki tuszu, gdyż atrament może zalegać jeszcze na ściankach. Niektóre tusze da się regenerować. Więc zanim postanowimy wyrzucić pusty tusz do kosza sprawdźmy, czy ten model nie da się napełnić na nowo. To dodatkowo zmniejsza koszty drukowania.
Oszczędność papieru
Każdy arkusz papieru to pewna ilość ściętych drzew. No może trochę przesadzam, ale szeroko rozumiana ekologia każe oszczędzać ilości wykorzystywanego papieru, dla ochrony środowiska naturalnego.
Można to zapewne zrobić poprzez drukowanie jedynie niezbędnych dokumentów. Zdarza się, że nie potrzebujemy drukować całości dokumentów czy pliku tekstowego, a jedynie jego część. Więc zanim włączysz przycisk „drukuj” zastanów się, czy aby potrzebujesz całości w postaci papierowej. Dla zmniejszenia zużycia papieru również warto drukować dwustronnie. Umożliwiają to drukarki z automatycznym dupleksem.
Praktyką stosowaną w wielu firmach jest wprowadzenie identyfikatorów w postaci loginów i haseł dla każdego pracownika do kserokopiarek i drukarek. W tym wypadku każdy pracownik jest odpowiedzialny za swoje dokumenty, wychodzące z ksero czy drukarki.
Zaopatrzenie w zasoby biurowe
Planowanie zamówień artykułów biurowych to argument przemawiający za oszczędnością i kontrolą wydatków w firmie. W tym wypadku najlepiej wybrać jednego dostawcę materiałów biurowych tym samym podpisać z nim umowę ramową na dostawę tychże produktów do naszego biura. Dzięki temu masz zagwarantowaną darmową dostawę, lepsze ceny oraz dodatkowe przywileje. Listę zakupów materiałów biurowych warto wykonywać raz w miesiącu, tworząc jedno zapotrzebowania na miesiąc. Tak, aby było to jedno duże zamówienie, a nie kilka mniejszych.
Urządzenia biurowe warto mieć jednej marki, kupowane u jednego tego samego dystrybutora. Dzięki czemu mamy zapewniony rabat cenowy, fachowe doradztwo, pełen serwis, obsługę pogwarancyjną w jednym miejscu.
Racjonalne wykorzystanie zasobów
Nadmierne zapotrzebowanie na materiały biurowe ? Warto się zastanowić czy każdy z pracowników potrzebuje np. aż 20 długopisów, czy 30 segregatorów? Przecież to są koszty w firmie. Zatem warto wprowadzić w biurze racjonalną politykę zasobów biurowych, uwzględniającą realne potrzeby danego działu w spółce. Przy tym warto wdrożyć ewidencję wydawanych zasobów biurowych. Dzięki temu będziemy mieli pełną kontrolę nad wydatkami w firmie.
