Artykuł zaktualizowany 4 lutego 2021
Praca z danymi wrażliwymi i nośnikami danych
Niezależnie od wielkości firmy praca z poufnymi informacjami oraz danymi osobowymi wymaga dużej odpowiedzialności. Po zakończeniu okresu przechowywania lub archiwizacji niezbędne jest ich skrupulatne niszczenie, bez narażenia organizacji na niekontrolowany wyciek informacji. Coraz popularniejsze stają się pojemniki na dokumenty do ich niszczenia, których dostarczaniem oraz obsługą zajmują się zewnętrzne firmy. Trafiać mogą do nich zarówno pełne teczki danych, jak i nośniki informacji (płyty CD oraz DVD), by następnie zostać poddane niszczeniu. Pełna kontrola nad drogą pokonywaną przez pojemnik na dokumenty gwarantuje ich bezpośrednie trafienie do maszyny niszczącej.
Niszczenie dokumentów zgodne z normami ISO
Bardzo łatwo jest narazić firmę na kary finansowe wynikające z nieprawidłowo przechowywanych danych wrażliwych, a dodatkowo ich wyciek automatycznie niszczy budowaną latami reputację przedsiębiorstwa. Korzystanie z pojemników na dokumenty pozwala na bezpośrednie trafianie utajonych formularzy i nośników danych wrażliwych do specjalistycznych niszczarek. W zależności od potrzeb dostępne na rynku pojemniki na dokumenty do niszczenia opróżniane są nawet co kilka dni, trafiając do maszyny utylizującej, która działa zgodnie z normami bezpieczeństwa.
Przewożenie i niszczenie zawartości pojemników pod kontrolą
Usługi związanie z pojemnikami na dokumenty, czyli zarówno ich dostarczanie, bezpieczny transport na miejsce niszczenia i utylizację, świadczy firma Rhenus Data Office. Organizacja zlecająca usługę w pełni kontroluje przewóz pojemników do miejsca niszczenia przez system GPS zawarty w samochodach konwojentów. Rhenus Data Office zajmuje się obsługą zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i mikro firm, które w swojej działalności obracają wrażliwymi danymi. Wybranej wielkości pojemnik na dokumenty dostarczany jest bezpośrednio do przedsiębiorstwa, skąd po wypełnieniu trafia oddziału niszczenia.
Usługi, które samodzielnie monitorujesz
Świadczona przez Rhenus Data Office usługa posiada skrupulatnie opracowane procedury zdania i odbioru pojemników na dokumenty do zniszczenia. Jej poszczególne etapy można opisać następująco:
- Wypełnianie dostarczonych pojemników dokumentami i nośnikami danych, przeznaczonymi do zniszczenia.
- Zgłoszenie przez pracownika biura potrzeby odbioru pełnego pojemnika i wymiany na pusty.
- Przyjazd specjalistycznego samochodu odbierającego pojemnik, skanowanie jego unikalnego kodu i potwierdzenie przez zleceniodawcę wymiany pojemnika na pusty.
- Monitorowanie drogi pokonywanej przez pojemniki na dokumenty za pomocą nadajników GPS w samochodach konwojentów.
